La gestión de la información en las organizaciones

Alfons Cornella


Para celebrar un número de mensaje tan bonito (444), y como anticipo de un libro que estoy terminando sobre gestión de información, me permito hoy un texto más largo de lo normal, y también, lo confieso, más espeso. Pero no por ello menos interesante, espero...

Puede parecer que el tema es muy teórico (lo pensarán, sin duda, quienes encuentran normalmente en Extra!-Net ideas sobre nuevos modelos de negocio). Pero estoy convencido de que para avanzar en sistemas de información debemos reflexionar muy profundamente sobre nuestra relación con la información. Sólo de está reflexión saldrán sistema de información que cumplan su función teóricamente principal: informar a sus usuarios...

Gestionar la información en las organizaciones no es tarea fácil. Disponer de ordenadores no es, obviamente, suficiente. Porque un sistema de información está constituido por, al menos, cuatro componentes complementarios: las máquinas (hardware y software), los procesos, las personas y los documentos. Las máquinas pueden permitir una agilización de la gestión de los documentos, pero la eficiencia del sistema en su conjunto depende en último extremo de que las personas utilicen adecuadamente esos documentos en procesos correctamente diseñados de acuerdo con los objetivos perseguidos.

Entre las razones que hacen difícil la gestión de la información en las organizaciones podemos citar las siguientes:

Estos son sólo algunos de los problemas con los que debemos enfrentarnos. De lo dicho se deriva que para tener éxito en una estrategia de sistemas de información es preciso entender mejor qué tipo de recurso es la información, y que problemas conlleva su gestión.

Pero, y a modo de resumen, quizás lo fundamental consista en entender que no podemos seguir creyendo en la ecuación mercantilista de la información. El mercantilismo nos dice que simplemente por el hecho de apropiarse de un objeto (mercancía) pasamos a ser más ricos. Tener el objeto aumenta tus activos, sin más. Esta idea está tan entroncada en nuestras formas cotidianas de hacer que hemos llegado a creer que también se aplica en la información: creemos que sólo con disponer de la información ya somos informacionalmente más ricos. Puestos en el extremo, la idea sería que sólo con tener un libro ya sabemos más. Obviamente, esto no es cierto, pero son muchas las organizaciones que han caído en el error de creer que con sólo disponer de tecnologías de la información ya llevarían a cabo una gestión más eficiente de su información. Y, más aún, que entonces tomarían mejores decisiones, que les llevarían a mejores resultados y mayores beneficios. La primera responsabilidad de un profesional de la información consiste, probablemente, en desarticular la causalidad de esta ecuación mercantilista, dejando claro que las tecnologías "puede" que mejoren la gestión de la información, pero sólo si se ha diseñado una plan al respecto. Y que disponer de mejor información "puede" llevar a conseguir mejores resultados, pero sólo si la organización está preparada para usar esa información de forma inteligente.

En fin, las organizaciones deben entender mejor en qué consiste la información, y deben aprender a gestionar este recurso, con el fin de que su estrategia de sistemas de información tenga por objetivo principal la explotación inteligente de este recurso. Y para ello debe desarrollar una estrategia informacional.

Y lo que es más curioso: quién ayude a resolver estos problemas no sólo hará una contribución importante a la ciencia, sino que posiblemente hará también una fortuna...


Alfons Cornella,Infonomics.net
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